Jak vybrat správnou registrační pokladnu?
Zvážení všech nároků a očekávání je důležité jak pro výběr váhy, tak i proto aby vaše registrační pokladna uměla všechno, co potřebujete. Registrační pokladna, která je sice levná, ale práce s ní je spíše k vzteku, určitě není to správné řešení. Při výběru váhy vždy dbejte na to, aby vaše vážení bylo přesné a aby váha pokud možno patřila k výrobkům od renomovaných výrobců vah. Výběr váhy by měl podléhat požadavkům vašeho obchodu, aby váha nebo vážicí systém efektivně pomáhal vašemu podnikání.
Jaká registrační pokladna je pro vás ta pravá?
Při výběru registrační pokladny je rovněž potřeba zohlednit několik základních požadavků. Prvním bodem pro správný výběr registrační pokladny je skutečnost, vybíráte-li pokladnu pro restauraci, velkoobchod, maloobchod či stánkový prodej.
Registrační pokladny pro maloobchodní prodej je možné rozdělit na klasické elektronické registrační pokladny a počítačové pokladny (tzv. POS pokladny). Při výběru registrační pokladny jsou rozhodující představy a požadavky uživatele na rozsah funkcí samotné registrační pokladny, případně registrační pokladny začleněné do pokladního systému.
Klasické elektronické registrační pokladny jsou spolehlivá zařízení s jednoduchým ovládáním a vysokou mírou odolnosti vůči hrubšímu zacházení. Klasické registrační pokladny bývají ideální pro malé a střední maloobchodní prodejny, většinou do dvou pokladních míst na provozovně (např. prodejny potravin, textilu, drogerie).
POS pokladna je zařízení s velkým displejem a množstvím funkcí, které nelze nalézt na klasické pokladně. POS pokladny lze snadno servisovat a je možné doprogramovávat specifické požadavky uživatelů (např. věrnostní systém, systém slev apod.). POS pokladny jsou dobrou volbou pro provozovny s prodejem technických výrobků (elektro, nářadí, specializované prodejny apod.) a samozřejmě ve velkých provozovnách. Výhodou POS pokladen je nesrovnatelně vyšší rychlost komunikace s počítači v porovnání s klasickou elektronickou pokladnou.
Volba registrační pokladny pro maloobchod by se neměla řídit v první řadě otázkou výše investice, ale v první řadě je důležitá vaše představa o tom, co od registrační pokladny očekáváte. I tady vám pomůže, když si odpovíte na několik základních otázek pro výběr své registrační pokladny:
- potřebujete opravdu jednoduchou pokladnu pro maloobchod nebo jsou pro vás důležité i některé restaurační prvky (více otevřených účtů apod.)?
- budete při prodeji zadávat ceny nebo kódy zboží (PLU)?
- jaký je předpokládaný počet kódů v případě prodeje přes PLU?
- chcete využívat prodej přes čárové kódy?
- bude registrační pokladna součástí pokladního systému?
- počítáte s komunikací registrační pokladny a váhy?
- stačí vám klasická elektronická registrační pokladna nebo byste využili moderní POS pokladnu?
- jaké bude vytížení vaší registrační pokladny - kolik účtů denně zpracováváte?
- je pro váš provoz vhodnější termální nebo jehličková tiskárna?
Pro váš restaurační provoz je nutností spolehlivá a odolná registrační pokladna s mnoha funkcemi. Pro volbu té správné registrační pokladny si položte minimálně následující otázky:
- jedná se o klasický restaurační provoz nebo provoz "bufetového" typu, kde postačí i obchodní pokladna?
- je vhodnější pro daný účel použít klasickou elektronickou pokladnu, POS pokladnu nebo dotykovou POS pokladnu?
- má vaše registrační pokladna umožňovat různé způsoby platby (platební karty, hotovost, šeky, různé měny)?
- bude probíhat finančně nebo přes kódy zboží (PLU)?
- je pro vás důležité vedení otevřených účtů?
- kolik PLU vám má registrační pokladna poskytovat?
- jaké zatížení registrační pokladny se předpokládá (počet účtů denně)?
- má registrační pokladna umožňovat připojení bezdrátového objednávkového terminálu (mobilní číšník)?
- bude registrační pokladna součástí pokladního systému?
- vyžadujete, aby registrační pokladna tiskla elegantní účtenky, které hosty zaujmou?
- bude potřeba k pokladně připojit i tiskárnu objednávek umístěnou v kuchyni?
V případě, že máte větší společnost, vyplatí se vám uvažovat o moderním informačním systému s centrálním řízením pro všechny obchodní jednotky. Takový systém vám poskytne dokonalý přehled o obchodním fungování společnosti a nabídne mnoho možností, jak se zaměřit na slabé články. Díky centrálnímu řízení máte vždy přehled o prodejích, nákupech, obratech, ale i kontrolu nad svým personálem.
Hledáte něco víc? Zvolte pokladní systém
Menší podnikatelé vystačí ve svém podnikání s klasickými registračními pokladnami, ale jak jejich obchod roste, často hledají vyšší řešení, které umí víc a nabízí víc. Přechází proto na pokladní systémy. Mezi jeho základní výhody patří trvalý přehled o stavu zásob na všech střediscích, kdy lze řídit více prodejen z centra s automatizovanou distribucí dat. To umožní mít dokonalý přehled o zásobách a průběžně je doplňovat. Samozřejmostí je bezchybný pokladní prodej s možností různých typů plateb apod.
Pokladní systém je inteligentní celek složený jak z hardwarové složky, tak i ze softwarové části. Pokladní systém zahrnuje jak funkce registrační pokladny a možnosti jejich rozšíření, tak i vazbu na sklady. Pokladní systém umožňuje členění zboží do skupin, zadávání akčních cen, výpočet DPH, podporu zákaznických karet, využití grafických znázornění, sledování výrobních čísel zboží nebo propojení s ostatními registračními pokladnami. Přínosem je i možnost reportingu, díky čemuž může podnikatel sledovat tržby podle libovolných hledisek (skupiny zboží, DPH, sezónnost, pobočky apod.), ale i zboží, které se neprodává. Na základě těchto podrobných informací může nabízet zákazníků opravdu to, o co stojí a vyhnout se nákupům tzv. ležáků. Díky propojení se sklady se zjednodušuje evidence pohybu zboží. Prodejní software umí podle nastavených kritérií provádět odpočty ze skladu nebo například vyhledávat zboží ve vzdálenějších skladech. Díky tomu lze jednoduše a účinně řídit zásoby a plánovat nákupy.
Pokladní systém umožňuje rychlejší odbavení zákazníka díky snímání čárových kódů zboží, eliminuje riziko zaevidování chybných cen či DPH. Zavedením sledování prodejů a toku zásob automatickým systémem se zaměstnancům znesnadní obohacování na úkor zaměstnavatele.
Někdy bývá problémem neochota personálu naučit se se systémem pracovat. Proto je důležité investovat do proškolení personálu, aby systém mohl od počátku správně pracovat a přinášel kýžený efekt. A z čeho se pokladní systém vlastně skládá? Nejčastěji jsou to následující části:
- prodejní software
- pokladní terminál
- displej (monitor nebo dotykový displej)
- scanner (snímač kódů)
- peněžní zásuvka
- pokladní váha
- paragonová tiskárna
Terminologie pokladen:
PLU - Počet položek zboží uložených v pokladně. Například papriková klobása, mléko plnotučné, Fanta, Coca - cola.
EAN - Počet položek zboží s čárovým kódem, které jsou uloženy v pokladně.
GLU - Restaurační funkce - počet zákaznických účtů nebo stolů uložených v pokladně.
Obchodní pokladny - jsou registrační pokladny určené k provozu v obchodech. Programové a funkční vybavení je optimalizováno na provoz v obchodní síťi.
Restaurační pokladny - jsou registrační pokladny určené k používání v barech, rychlém občerstvení, pivnicích, restauracích a hotelech. Programové a funkční vybavení je optimalizováno na provoz v oblasti pohostinství.
Numerická tiskárna - umožňuje tisk číslic, nebo pevně definovaných skupin znaků na účtenky nebo žurnál. Tisk se provádí pomocí typového válce nebo typových koleček.
Termotiskárna - umožňuje tisk číslic i znaků na účtenky nebo žurnál, lze proto použít uživatelem definované názvy PLU, DPT, EAN, pokladních, loga a obslužných textů. Oproti jehličkové tiskárně je možné tisknout grafické logo. Tisk se provádí pomocí teplocitlivého papíru. Výhodou oproti numerické a jehličkové tiskárně je vysoká rychlost tisku, bezhlučnost a minimální náklady na údržbu tiskárny.
Tiskárna s jedním tiskovým místem - tiskárna používá pouze jednu papírovou pásku, která slouží jako žurnál (záznam pokladních operací) nebo účtenka. V případě, že je třeba tisknout účtenku i žurnál zároveň je nutno použít speciální dvojitou průklepovou pásku. Tato tiskárna se používá u nejjednodušších pokladen.
Tiskárna se dvěma tiskovými místy - tiskárna používá dvě papírové pásky, jedna slouží jako žurnál (záznam pokladních operací) a druhá pro tisk účtenek. Taková tiskárna se používá u střední a vyšší třídě pokladen.
Tlačítková klávesnice - klávesy jsou na pokladně fyzicky odděleny, používá se u obchodních pokladen, kde je potřeba rychlé a přesné registrace.
Plochá klávesnice - klávesy jsou umístěny pod společnou průhlednou fólií, používá se v restauračních pokladnách, kde se vyžaduje, aby klávesnice byla odolná proti vlhku a bylo možné použít kláves přímých PLU. Přímé klávesy maximálně zjednoduší a zrychlí obsluhu tím, že lze názvy PLU (jídelníček) napsat přímo na klávesy. Změna jídelníčku se provede pouze výměnou popisu.
Rozlišení obsluhy - obsluhu pokladen je možno odlišit pomocí kódů, čísel, tlačítek, kláves, nebo klíčů. Na uzávěrkách je možné sledovat transakce a tržby za každou obsluhu.
Pokladní klíče - obsluha pokladny pro svou identifikaci používá speciální pokladní klíče.
Pokladní zásuvka - slouží k ukládání pokladní hotovosti.
Snímač čárového kódu - pokladna umožňuje registraci zboží s čárovým kódem.
Kuchyňská tiskárna - umožňuje tisk objednávek na vzdálených pracovištích (kuchyních, výčepech).
Slip tiskárna - umožňuje tisk účtů pro zákazníky na hlavičkové, předem předtištěné účtence.
Denní uzávěrky - slouží k získání informací o prodeji za celý den. Existují například uzávěrky provedených transakcí, PLU, EAN, pokladních, hodinových prodejů ap. Po uzavření dne - vynulování uzávěrky se tato data ukládají do měsíčních uzávěrek.
Měsíční uzávěrky - slouží k získání informací o prodeji za celý měsíc. Existují například uzávěrky provedených transakcí, PLU, EAN, pokladních, hodinových prodejů ap.
Možnost platby kreditní kartou - umožňuje rozlišit bezhotovostní kreditní platbu od platby hotovostní. Rozlišení plateb se promítne do pokladních uzávěrek.
Možnost platby šekem - umožňuje rozlišit bezhotovostní platbu šekem od platby hotovostní. Rozlišení plateb se promítne do pokladních uzávěrek.
Snadné programování - umožňuje intuitivní programování registrační pokladny bez použití programových kódů, pouze pomocí tlačítek na klávesnici a nápovědy na alfanumerickém displeji.
Připojení váhy - takto označené pokladny umožňují připojení elektronických vah, např. CAS AP
ONLINE - pokladny s tímto onačením lze připojit k osobnímu počítači.
INLINE - pokladny s tímto onačením lze propojit do sítě pokladen master-satelit. Master je pokladnou hlavní, spojenou s PC a satelity jsou podřízené.
Infračervený přenos - technologie bezdrátového infračerveného přenosu slouží k přenosu PLU, DPT z elektronických organizátorů SHARP do pokladny, nebo k použití externí textové programovací klávesnice.
Elektronický žurnál na kartě - elektronický žurnál se ukládá na paměťovou kartu. Po vyčerpání kapacity karty je možno použít novou kartu a starou uschovat. Uživatel ušetří tímto řešením náklady na nákup a skladování kotoučků papíru pro kontrolní pásku.
Tiskárna s jedním tiskovým místem EJ - tiskárna používá pouze jednu papírovou pásku pro tisk pokladních účtenek. Data určená pro tisk žurnálové (kontrolní) pásky se ukládají do paměti pokladny, odkud se vytisknou podle potřeby.
Paměťová karta SD - slouží k ukládání elektronického žurnálu, prodejních dat a záloh nastavení pokladny na výměnnou paměťovou kartu SD.
Registrační pokladna kompatibilní se zavedením měny EURO - takto označená registrační pokladna je připravena na zavedení společné evropské měny EURO. Podporuje tři období zavádění společné měny.
Prohlížení elektronické kontrolní pásky (žurnálu) - Data transakcí jsou uchovávána v paměti elektronické kontrolní pásky. Chcete-li zobrazit data ze žurnálu, stiskněte klávesu EJ VIEW . Zobrazí se data poslední transakce. Pro prohlížení dat předchozích transakcí tiskněte opakovaně klávesu EJ VIEW.
Záložní baterie pro provoz pokladny bez síťového napájení 230V. Dodává se jako příslušenství.